Z KRAJU

Od czego należy zacząć pisanie projektu?

Autor: Anna Brzezińska
2015-12-14

Praca z projektem nie jest rzeczą prostą. Wymaga wiedzy, zgromadzenia odpowiednich danych i oczywiście czasu. Jeżeli komuś wydaje się, że dobry projekt można napisać w weekend, to jest w błędzie. Oczywiście im większe doświadczenie w pisaniu projektów, tym mniej czasu potrzebujemy na dopracowanie wszystkich szczegółów, ale przecież każdy kiedyś musiał pisać projekt po raz pierwszy!

Klucz do sukcesu tkwi na etapie przygotowań. Im więcej danych zgromadzisz wcześniej, tym łatwiej i szybciej będzie postępowało pisanie. Myślenie, planowanie, dyskutowanie, budżetowanie, wprowadzanie zmian we wstępnym planie i budżecie zabiera dużo czasu, ale jest to czas dobrze spożytkowany.

Prowadząc szkolenia z pisania projektów wielokrotnie zauważam, że uczestnicy mają ogromny problem ze stworzeniem koncepcji wpisującej się w tzw. logikę projektową.

Co ona zawiera?

Pierwszym najważniejszym elementem jest opis sytuacji problemowej. Musimy odpowiedzieć na pytania: Jaka jest sytuacja? Jakie są potrzeby? Kogo chcę wspierać i dlaczego? Uzyskując odpowiedzi na powyższe pytania mamy wstępny obraz tego co chcemy w projekcie zmieniać, na jaki zdiagnozowany problem chcemy odpowiedzieć i do kogo oferujemy nasze wsparcie. Analiza sytuacji problemowej musi opierać się o weryfikowalne dane statystyczne, badania, raporty i analizy oraz własne doświadczenia i praktyki.

Kolejny punkt matrycy dotyczy odpowiedzi na pytanie: Po co? Co chcę zmienić? Na tej podstawie możemy sformułować cele, których osiągnięcie zapewni nam realizacja projektu. Prawidłowo określone cele muszą być zgodnie z metodyką SMART (konkretny, mierzalny, akceptowalny, realny i określony w czasie).

Po sformułowaniu celów należy zaplanować działania i ich harmonogram (Jak? Co będę robił i kiedy?). Często spotykam się z sytuacją, że właśnie od tego kroku projektodawcy zaczynają pracę z projektem. Jest to częsty powód pojawienia się niespójności w matrycy projektu i z reguły należy planowanie rozpocząć od początku.  

Następnym krokiem jest skalkulowanie budżetu (Za ile? Jakich zasobów potrzebuję?). Jest to szczególnie ważny element, ponieważ w przypadku niedoszacowania nakładów projektodawcy muszą ponieść te koszty we własnym zakresie. Z reguły nie ma możliwości zwiększenia wartości projektu w trakcie jego realizacji.

Co osiągnę dzięki wdrożeniu zaplanowanych działań (rezultaty, efekty, produkty)? To kolejny bardzo ważny etap planowania projektu. Dokonujemy analizy tego co chcemy osiągnąć, jakie będą rezultaty, efekty i produkty podjętych działań.

Ostatnim krokiem jest pomiar osiągniętych efektów (sposób oceny, ewaluacja). Musimy wiedzieć jak będziemy oceniać, czy faktycznie osiągnęliśmy nasze wstępne zamierzenia i czy projekt zakończył się sukcesem. Określamy tutaj zestaw narzędzi, które nam to ułatwią.

Z reguły zachęcam piszących, aby opracowana logika projektu zmieściła się na jednej, czystej kartce. Mamy wtedy wgląd na całość i szybko możemy wychwycić niespójności i błędy.

Opisane przeze mnie podejście, to tylko punkt wyjścia do dalszych prac. Niemniej jednak często od rzetelnie przygotowanej koncepcji zależy, czy nasz projekt uzyska dofinansowanie.

Nie chcę zniechęcać do pisania projektów. Wiem, że wymaga to nakładów pracy, ale satysfakcja z otrzymania grantu, a następnie realizacji projektu jest ogromna. Osoby, które jeszcze nie rozpoczęły swojej przygody z projektami zachęcam, aby spróbowały własnych sił. Z doświadczenia wiem, że osoby te mają świeże pomysły i są bardziej kreatywne od tzw. „starych wyjadaczy projektowych”, których bardzo często dopada rutyna i powielanie wcześniej wypracowanych pomysłów.

Do pracy – życzę powodzenia :-).