Pełne odliczenie podatku VAT od użytkowania samochodów służbowych

Autor: Konsultant PIG
2014-08-20

W dniu 1 kwietnia 2014 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o podatku VAT (Dz. U. z 2014 r. poz. 312) dotycząca zasad odliczania podatku VAT od wydatków związanych z korzystaniem z pojazdów samochodowych o dopuszczalnej  masie całkowitej  nieprzekraczającej 3,5 tony dla celów prowadzonej przez przedsiębiorców działalności gospodarczej. Od tej daty co do zasady przyjmuje się, że samochody wykorzystywane w działalności gospodarczej są jednocześnie używane do celów prywatnych. Znowelizowana ustawa zakłada więc mieszany charakter użytkowania samochodów i prawo do odliczenia  50% podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z takimi pojazdami.

Pełne odliczenie podatku VAT od:

  • nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych
  • używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
  • nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

 Może nastąpić w przypadku spełnienia następujących wymogów:

  1. samochód wykorzystywany jest do celów związanych z prowadzoną działalnością lub
  2. konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie lub
  3. konstrukcja samochodu wyklucza jego użytkowanie do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do tej kategorii zaliczają się:
  • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, posiadające jeden rząd siedzeń  oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

  • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń oraz nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
  • pojazdy specjalne spełniające warunki zawarte w odrębnych przepisach.  

W celu skorzystania z pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodów (z wyjątkiem tych, których konstrukcja wyklucza ich użytkowanie do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – art. 9 ustawy o VAT)  znowelizowana ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zgłoszenia pojazdu na formularzu VAT-26 do urzędu skarbowego oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku wątpliwości urzędu skarbowego przedsiębiorca zobowiązany jest również do udowodnienia, że pojazd jest wykorzystywany zgodnie z deklaracją.

Przedsiębiorca samodzielnie korzystający z pojazdu może osobiście realizować nowe, zaostrzone wymogi ustawy uprawniające do pełnego odliczenia podatku VAT. Problemy pojawiają się, w sytuacji, gdy pojazd jest użytkowany przez jego pracowników. Zazwyczaj trudno wtedy udowodnić, iż pojazd jest użytkowany tylko i wyłącznie do celów służbowych.

Częstą praktyką wśród przedsiębiorców jest udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych. Ma to  odzwierciedlenie w stosownych dokumentach (umowa o pracę, regulamin, umowa o odpowiedzialności materialnej). W takich przypadkach przedsiębiorcy nie mogą skorzystać z prawa do pełnego odliczenia podatku VAT od samochodów służbowych. Stąd też w ślad za zmianami przepisów podatkowych pojawia się konieczność wprowadzenia niezbędnych korekt we wspomnianych  dokumentach.

Odliczanie przez przedsiębiorcę 100% podatku VAT od paliwa zakupionego na potrzeby eksploatacji samochodu służbowego oznacza całkowity zakaz jego wykorzystywania przez pracownika w celach pozasłużbowych.

Dojazdy do i z pracy mogą zostać uznane za przejazdy służbowe jedynie w przypadku, gdy pracodawca wyznaczy miejsce parkowania samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika. Jednakże w takiej sytuacji kwestia zaliczania czasu przejazdu z domu pracownika do pracy (i z powrotem) może okazać się problematyczna, bowiem czas ten jest  pozostawaniem przez pracownika w dyspozycji pracodawcy i na mocy Kodeksu pracy zalicza się do czasu pracy. Nie można też z całą pewnością wykluczyć podawania w wątpliwość przez urzędy skarbowe służbowego charakteru tychże dojazdów. Takie sytuacje mogą być weryfikowane pod kątem próby obejścia przez podatnika przepisów o podatku VAT.