Ocena formalna wniosków RPO zakończona - 30% odpadło, dlaczego???

Autor: Krzysztof Posadzki
2016-08-09

W dniu 29 lipca 2016 roku Podkarpacki Urząd Marszałkowski opublikował wyniki oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów ubiegających się o wsparcie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 z poddziałania 1.4.1 Dotacje bezpośrednie, typ projektu: Rozwój MŚP. Konkurs został zakończony 31 marca 2016 roku. Na uwagę zasługuje fakt, że ponad 33%, czyli ponad 1/3 wniosków o dofinansowanie uzyskała negatywną ocenę formalną, co wiąże się z wykluczeniem danego projektu z dalszej oceny. Do oceny merytorycznej zostało skierowanych 886 wniosków z 1335 złożonych do końca marca, oceny formalnej nie przeszło 449 wniosków.

 

 

Spróbujemy zatem prześledzić najpoważniejsze uchybienia, które stały się przyczyną tak dużej liczby negatywnych ocen:

 

1.Błędne określenie kwot oraz procentowych wartości dofinansowania

– często przedsiębiorcy, a także osoby przygotowujące wniosek o dofinansowanie nie zdają sobie sprawy z konieczności wielokrotnego sprawdzenia każdej, nawet pozornie nieistotnej rubryki wniosku. Przygotowując wniosek należy uważnie wypełnić i zweryfikować zapisy w rubrykach mówiących o wysokości dofinansowania. To bardzo ważna kwestia, ponieważ jakkolwiek byśmy nie podeszli do przygotowywania wniosku musimy pamiętać, że w regulaminie konkursu zostały określone graniczne wielkości dofinansowania, których nie można przekraczać, chodzi tutaj zarówno o wielkości kwotowe, jak i procentowe. Wiele błędów jest tutaj popełnianych przez nieuwagę, bądź roztargnienie.

2.Nieodpowiednie przygotowanie inwestycji

– to chyba najczęstsza przyczyna uzyskiwania oceny negatywnej. Podczas ostatniego konkursu urzędnicy zaskoczyli wszystkich swoim systemem działania. Otóż znakomita większość wniosków złożonych w ostatnich dniach naboru, a zawierających wydatki na prace budowlane została skierowana do korekty w pierwszej kolejności. Spowodowało to niemożność przedstawienia przez przedsiębiorców wielu dokumentów, które były niezbędne podczas składania wniosków, między innymi: decyzji o warunkach zabudowy, czy projektu budowlanego wraz z opisem inwestycji. Takie działanie spowodowało, że znacząca część przedsiębiorców bądź w ogóle nie mogła złożyć korekty wniosku, bądź składała ją bez ważnych załączników. Obie drogi były jak najlepsze do uzyskania negatywnej oceny podczas oceny formalnej. Można powiedzieć, że tym razem Urząd Marszałkowski przechytrzył przedsiębiorców liczących na łut szczęścia i długi czas oceny formalnej ułatwiający „odnalezienie” brakujących załączników.

3.Kwalifikowalność wnioskodawcy

– należy zawsze szczegółowo zapoznać się z regulaminem, który precyzyjnie wskazuje kto może zostać beneficjentem pomocy. Często zdarza się tak, że o pomoc ubiegają się podmioty nieuprawnione, np. mające siedzibę poza terenem województwa, jest to wówczas ewidentna przyczyna uzyskania negatywnej oceny formalnej.

4.Kwalifikowalność wydatków

– przed przystąpieniem do przygotowywania wniosku należy szczegółowo przeanalizować planowane do poniesienia wydatki, bowiem może się okazać, że niektóre z nich nie będą spełniały kryteriów kwalifikowalności dla konkretnych konkursów. Doświadczenie każe sądzić, że wielu przedsiębiorców dość lekkomyślnie podchodzi do tego rodzaju spraw, a później na etapie korekty wniosku bronią i w absurdalny sposób udowadniają, że wydatki ewidentnie niekwalifikowane mają sens i powinny zostać uznane za kwalifikowane. Tylko czy takie zachowanie jest właściwe, biorąc pod uwagę liczbę odrzuconych wniosków chyba nie do końca. Najlepiej już w pierwszej fazie sporządzania wniosku szczegółowo przeanalizować ze specjalistami poszczególne koszty, nie warto się upierać przy swoim.

5.Rozpoczęcie inwestycji przed złożeniem wniosku o dofinansowanie

– inwestycja początkowa i efekt zachęty to coś co ciągle przewija się w dokumentacjach konkursowych dla różnych działań. Czasami wydaje się, że uda się coś ukryć, coś zataić, coś niejasno zapisać i pomimo, że projekt został de facto rozpoczęty przed złożeniem wniosku jakoś się uda. Na takie działanie mam tylko jedną odpowiedź, trzeba być wdzięcznym, że fakt rozpoczęcia realizacji projektu przed złożeniem wniosku został zauważony już teraz, mogło być znacznie gorzej, wszystkiemu mogła się dokładniej przyjrzeć dopiero kontrola realizacji projektu, a wówczas należałoby kwotę dotacji zwracać wraz z odsetkami.

6.Niezastosowanie się i nie wyjaśnienie wszystkich uwag z pisma

– wydawać by się mogło, że przygotowanie odpowiedzi na pismo z Urzędu Marszałkowskiego to prosta sprawa, wpisujemy korekty, wyjaśnienia, uzupełniamy brakujące załączniki i wysyłamy. Nic bardziej mylnego. Często przygotowanie odpowiedzi na pojawiające się uwagi jest znacznie trudniejsze i bardziej czasochłonne niż samo przygotowanie wniosku o dotację. Musimy bezwzględnie pamiętać, że do wszystkich zarzutów i uwag musimy się dogłębnie odnieść, ponieważ niewyjaśnienie czegokolwiek działa zawsze na niekorzyść przedsiębiorcy. No cóż, tak już niestety w konkursach bywa, że nawet najlepszy wniosek potrafi odpaść z konkursu przez to, że na jednej stronie jednego z dziesiątków załączników nie było parafki osoby upoważnionej.

7.Nie odbieranie poczty / niezachowanie terminów – wydawać by się mogło, że nie trzeba będzie tutaj poruszać tak prozaicznej kwestii jak odebranie przesyłki z Urzędu Marszałkowskiego, w której zawarte jest pismo w sprawie korekty i uzupełnień wniosku. Jednakże nie jest to sytuacja odosobniona, zdarza się, że przedsiębiorcy bądź nie odbierają listu poleconego z Urzędu, bądź zajmują się dokonaniem poprawy po czasie na to przeznaczonym. Takie przeoczenie jednego lub drugiego terminu skutkuje negatywną oceną formalną. Nie warto zapominać o piśmie i koniecznie trzeba czytać jego treść i bardzo szybko reagować, ponieważ czasu na dokonanie korekty wniosku jest naprawdę bardzo mało.

 

Powyżej zostały przedstawione najczęstsze przyczyny przyznawania oceny negatywnej podczas formalnej oceny wniosku. Oczywiście katalog nie został wyczerpany i każdy wniosek możne z bardzo różnych przyczyn uzyskać negatywną ocenę. Dlatego przedsiębiorco pamiętaj o bardzo ważnych kwestiach:

  • Dokładnie i wnikliwie przygotuj się do realizacji inwestycji,
  • Dokładnie i wnikliwie analizuj dokumentację konkursową,
  • Dokładnie i wnikliwie czytaj uwagi zawarte w piśmie z uwagami do wniosku,
  • Staraj się jak najbardziej precyzyjnie komunikować z Urzędem,
  • Dokładnie, wnikliwie i jasno sformułuj swoje odpowiedzi na uwagi urzędu, a także nie zapomnij dołączyć wszystkie wymagane załączniki,
  • Gdy już wszystko zrobisz i przygotujesz sprawdź wszystko jeszcze dwa razy, a później poproś drugą osobę o sprawdzenie wszystkiego również dwa razy,
  • Gdy wiesz, że możesz sobie nie poradzić skorzystaj z usług profesjonalnych doradców. Czasami lepiej stracić kilka procent dotacji na wynagrodzenie firmy zewnętrznej niż stracić szansę na dotację.

 

Gdy już zastosujemy się do powyższych rad wniosek powinien uzyskać pozytywną ocenę formalną i być skierowany do oceny merytorycznej. Wówczas musimy już zwrócić uwagę na całkiem inne kwestie, które są przedmiotem punktowania, ale o tym już w innym artykule…

 

 

Do pobrania:

Lista wniosków o dofinansowanie projektów zakwalifikowanych do oceny merytorycznej w ramach konkursu z poddziałania 1.4.1 Dotacje bezpośrednie, typ projektu: Rozwój MŚP – RPO WP 2014 – 2020