Lean management, czyli doskonalenie drogą do sukcesu firmy

Autor: Katarzyna Lenik
2015-03-02

Czy rozwój firmy bez dodatkowych nakładów jest możliwy?

Koncepcja Lean management wywodzi się z zarządzania procesami produkcji. Jednak pomimo swoich 'korzeni produkcyjnych', niezwykle zyskała na znaczeniu w firmach usługowych. Menadżerowie na całym świecie, dostrzegając ogromne możliwości i skuteczność kultury LEAN, wdrażają wybrane narzędzia w codziennej pracy, dzięki czemu uzyskują dużą i trwałą przewagę konkurencyjną na rynku.

 

Lean management to jedna z koncepcji zarządzania firmą, której stosowanie umożliwia wytworzenie produktu lub usługi o oczekiwanej przez klienta wartości, po minimalnym koszcie i przy wykorzystaniu minimalnej ilości zasobów. W polskiej literaturze występuje pod nazwą szczupłe zarządzanie. Koncepcja LEAN w dużym skrócie to dążenie do eliminacji czynności, które są zbędne. Geneza tej koncepcji wywodzi się z zarządzania systemem produkcji, który zastosowała japońska firma Toyota.

 

Teoria, i co dalej?

Tradycyjne podejście do doskonalenia wszelkich procesów w firmie skupia się na przyspieszaniu wykonywanych czynności i zadań. Takie podejście, szybko znajduje jednak swoje ograniczenia. Natomiast sięgając do koncepcji LEAN, preferujemy minimalizację czasu, zasobów i kosztów, aby tą samą pracę wykonać nie szybciej, lecz bardziej efektywnie, czyli w krótszym czasie i przy mniejszym obciążeniu ludzi. Jest to możliwe dzięki identyfikacji i eliminacji czynności, które są zbędne i w żaden sposób nie dodają wartości, za którą chce zapłacić klient. Badania wskazują, że różne zakłócenia w działalności firmy, zabierają średnio ok. 40% czasu pracy, a w skrajnych przypadkach sięgają nawet 80%. Obszary wymagające zmiany można dosyć szybko zidentyfikować wykorzystując różne narzędzia LEAN, które zakładają np. mierzenie czasu realizacji poszczególnych czynności, analizę sekwencji działań, zmianę sposobu ich wykonywania, itd., co pozwala na usprawnienie działalności firmy poprzez identyfikację i usunięcie przeszkód.

 

A może jednak coś zmienić?

Jednym z narzędzi Lean Management jest Metoda 5S, która obejmuje techniki i metody mające na celu stworzenie i utrzymanie wysokiej jakości stanowisk pracy, m.in. poprzez wdrożenie zasady znanej z podejścia just-in-time, czyli „na stanowisku pozostaje tylko to, co jest potrzebne, tylko w takiej ilości, jak potrzebne i tylko wtedy, kiedy jest to potrzebne”. Metoda zapewnia dużą skuteczność działań poprzez ograniczenie czasu na poszukiwanie różnych informacji, dokumentów czy materiałów.

Metoda ta dotyczy bezpośrednio właściwej organizacji środowiska pracy, doskonalenia kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, a także zwiększa stabilność procesów w firmie. Dzięki niej, można uniknąć problemów opisanych na poniższym rysunku.

 

 

W firmach usługowych coraz częściej stosuje się wybrane metody doskonalenia pracy i ich analizy, dzięki czemu dużo łatwiej mierzyć i obserwować procesy oraz dostrzegać problemy. Standaryzacja jest niestety często błędnie kojarzona z usztywnieniem metod pracy czy biurokracją, bez zrozumienia, że jest to narzędzie służące budowaniu równowagi i stabilności. Jak obrazuje poniższy rysunek, opór przed zmianami zatrzymuje proces rozwoju firmy, a standardy podtrzymują koło toczących się zmian.

 

 

Kto nie wierzy…

Koncepcja LEAN jest nastawiona na ułatwianie pracy, poprawę efektywności i służy temu, aby praca przynosiła lepsze rezultaty, przy tym samym lub mniejszym nakładzie sił, co obniża poziom napięcia związanego z wykonaniem zadań. Dlatego tak ważne jest zaangażowanie i zrozumienie zmian przez wszystkie osoby tworzące firmę, które dzięki swojej pracy i pomysłom tworzą nową, lepszą jakość.

 

 

W firmach usługowych trudniej wprowadza się opisane metody i narzędzia niż w firmach produkcyjnych. Niestety zdarza się, że wdrażane zmiany są błędnie interpretowane przez pracowników jako działania skierowane przeciwko nim. Bywa też, że w takiej sytuacji osoby zarządzające porzucają wprowadzanie zmian, co nie działa na korzyść firmy, gdyż nie tylko hamuje jej rozwój, ale też utrudnia bieżącą działalność. Jednak pomimo opisanych przypadków, w zdecydowanej większości obserwuje się wdrażanie kultury LEAN z powodzeniem, co przynosi wymierne efekty w postaci poprawy bieżącej sytuacji firmy, zwiększenia jej efektywności oraz wzrostu stabilności i konurencyjności.

 

Niewątpliwie warto zainwestować czas i energię w budowanie Kultury Ciągłego Doskonalenia, która jest procesem dokonywania stopniowych, choćby minimalnych ulepszeń oraz eliminacji przypadków działań, generujących koszty i obciążających pracowników. Warto również sięgnąć do wywodzącego się z Japonii sposobu myślenia Kaizen, który oznacza wszelkiego rodzaju usprawnienia i twórcze rozwiązania. Japońskie pochodzenie słowa Kaizen odnosi się do słów KAI (zmiana) oraz ZEN (dobrze), co w dosłownym tłumaczeniu oznacza „dobrą zmianę”.

 

Czy istnieją firmy, które nie są zainteresowane dobrą zmianą?

 

Źródło: www.lean.org.pl; www.academyofbusiness.pl; ww.lean-management.pl;