Kontrole projektów unijnych

Autor: Agnieszka Rajchel
2015-06-16

Sięgając po unijne granty, przedsiębiorca zobowiązuje się do realizacji konkretnego projektu oraz osiągnięcia założonych w nim celów i rezultatów. Beneficjenci środków unijnych dość często jednak bagatelizują etap związany z bieżącym zarządzaniem projektem unijnym, świętując sukces już po podpisaniu umowy o dofinansowanie.

Należy pamiętać, że realizacja projektu to nie tylko wykonanie zaplanowanych wcześniej działań, ale przede wszystkim rzetelne udokumentowanie poniesionych wydatków, odpowiednie przeprowadzenie postępowań ofertowych, ich prawidłowe rozliczenie i osiągnięcie założonych w projekcie celów i wskaźników. Dodatkowo, na Beneficjencie ciążą także liczne obowiązki związane z raportowaniem do instytucji finansującej dany projekt oraz odpowiednia promocja projektu.

Wszystko to podlega, i nierzadko jest przedmiotem kontroli ze strony różnych instytucji. Począwszy od tych, które bezpośrednio przyznają pieniądze, skończywszy na najwyższym organie kontroli Unii Europejskiej - Europejskim Trybunale Obrachunkowym. Realizując projekty dofinansowane ze środków unijnych, powinno się pamiętać, iż należy postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ustalonymi w umowie założeniami. Beneficjenci chcąc otrzymać refundację poniesionych kosztów, muszą skrzętnie je dokumentować i prawidłowo rozliczać. To, czy firma postępuje zgodnie z zawartą umową może zostać skontrolowane na każdym etapie realizacji projektu, a także długo po jej zakończeniu.

Krajowe kontrole wydatkowania unijnych środków przeprowadza się na trzech szczeblach:

-instytucji pośredniczącej lub zarządzającej programem,

-instytucji certyfikującej,

-instytucji audytowej.

 

Władze zarządzające programami, tj. bezpośrednio przyznające pieniądze beneficjentom, drobiazgowo kontrolują dokumenty, takie jak listy faktur, rachunki czy raporty o postępie realizacji projektu albo raporty końcowe. Organizowane są również kontrole na miejscu, podczas których sprawdzane  są wszystkie dokumenty związane z realizacją danego projektu oraz potwierdzane uzyskane rezultaty.

Na drugim szczeblu kontroli, znajdują się instytucje certyfikujące, których zadaniem jest poświadczenie Komisji Europejskiej, iż wnioski o refundacje wydatków są prawidłowe, właściwie zaksięgowane i zgodne ze wspólnotowymi zasadami.

Trzeci szczebel, to krajowe instytucje audytowe, które co roku przekazują Komisji raport i opinię audytową. Na podstawie tych opinii i innych informacji otrzymanych od krajów członkowskich, jak również własnych kontroli, Komisja Europejska sporządza swoje roczne raporty audytowe. Jeśli występują nieprawidłowości, Komisja Europejska zaleca danym państwom korekty, albo dochodzi do wstrzymania czy zawieszenia wypłat środków oraz żąda zwrotu funduszy już wypłaconych, które nie zostały wydane zgodnie z zasadami. Własne badania, jako niezależny audytor zewnętrzny kontrolujący fundusze unijne podejmuje Najwyższa Izba Kontroli.

Komisję Europejską kontroluje Europejski Trybunał Obrachunkowy, którego siedziba mieści się w Luksemburgu. Co roku, pracownicy Trybunału przygotowują raport z wykonania budżetu, w którym sprawdzają, czy Komisja Europejska prowadzi rzetelnie rachunki i czy transakcje, które są zapisane w księgach rachunkowych, są zgodne z prawem.

Jakże zatem wiele instytucji zajmuje się badaniem prawidłowości wydawania unijnych pieniędzy.

Analizując wyniki kontroli, które znalazły się w raporcie NIK w 2014 roku, można uznać, że system zarządzania i kontroli środków Unii Europejskiej w Polsce jest na ogół skuteczny, gdyż poziom nieprawidłowości na przełomie lat 2007-2013 nie przekraczał 2%, a wynik ten jest niższy od średniej unijnej.

W nowej perspektywie, nieprawidłowości związane z zarządzaniem projektami nie powinny mieć już miejsca. Cieszyć zatem może mała skala ich występowania.

Mała skala występowania nieprawidłowości, pozwala optymistycznie patrzeć na kolejną perspektywę finansową. Wielu Beneficjentów ma już duże doświadczenie z realizacji i kontroli projektów, stąd chętnie będzie aplikować o nowe środki. Perspektywa finansowa jest nowa, ale zasady dotyczące realizacji i kontroli projektów pozostaną niezmienne.

 

Jak przygotować się do kontroli?

Podczas kontroli sprawdzana jest dokumentacja finansowa i rzeczowa projektu, dokumentacja związana z wyborem przez Beneficjenta partnerów biznesowych (wykonawców, dostawców itp.), przeprowadzane są rozmowy z odpowiednimi osobami, w celu wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości. Podczas kontroli ma również miejsce wizytacja na miejscu realizacji projektu. Kontrolerzy dużą wagę przywiązują do tego, czy dokumenty posiadane przez beneficjenta są spójne z tymi, które przedłożył w ramach składanych wniosków o refundację wydatków. Należy jednak dodać, iż szczegółowy zakres dokumentów podlegających weryfikacji zależy w dużej mierze od rodzaju realizowanego projektu.

W przypadku zapowiedzianej kontroli, beneficjent oprócz terminu, w którym będzie miała ona miejsce, zostanie poinformowany także o jej zakresie oraz uzyska informacje o tym, jaką dokumentację musi przygotować. Beneficjent powinien zapewnić kontrolerom jak najlepsze warunki do przeprowadzenia kontroli (wcześniej wspomniane udostępnienie dokumentacji, zapewnienie swobodnego poruszania się na terenie realizowanego projektu, dostęp do systemu komputerowego, złożenie wyjaśnień w kwestiach, co do których kontroler ma wątpliwości). Osoby dokonujące kontroli mogą zbierać własną dokumentację poprzez wykonywanie kserokopii dokumentów, robienie zdjęć, dokonywanie wypisów z dokumentów itp.

Firmy, które skorzystały z dofinansowania unijnego mają, obowiązek poddania się kontroli. Konsekwencją utrudniania przeprowadzenia kontroli, bądź nie dopuszczenia do jej przeprowadzania, może być wypowiedzenie umowy o dofinansowanie, co w większości przypadków jest równoznaczne z koniecznością zwrotu otrzymanych pieniędzy wraz z odsetkami.


Podobne konsekwencje, może pociągać za sobą wykrycie nieprawidłowości w realizowanym projekcie. Dlatego też, warto jest poświęcić więcej uwagi procedurom wewnętrznym, które zagwarantowałyby zgodność projektu z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi. Dobrym rozwiązaniem wydaje się być również przeprowadzenie kontroli próbnej.

Najlepszym sposobem na uniknięcie stresu związanego z kontrolą, jest postępowanie zgodne z zawartą umową, bieżące sporządzanie odpowiedniej dokumentacji z prowadzonych działań, korzystanie z porad odpowiednich instytucji lub po prostu zlecenie zarządzania projektem osobom posiadającym doświadczenie i wiedzę w zakresie skomplikowanych procedur unijnych. Na rynku istnieje wiele firm consultingowych oraz instytucji otoczenia biznesu, które od lat zajmują się projektami unijnymi. Zlecenie realizacji projektu doświadczonym w tym zakresie instytucjom/osobom, może okazać się bardziej ekonomicznym rozwiązaniem, aniżeli narażanie się na konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania.