Ekwiwalenty pieniężne dla pracowników

Autor: Konsultant PIG
2014-08-29

Ekwiwalenty przysługują pracownikom na podstawie ogólnie obowiązującej ustawy - Kodeks pracy, przepisów dotyczących określonych zawodów (pragmatyk zawodowych) oraz przepisów zakładowych (np. regulaminu wynagradzania). Nie zawsze wartość otrzymanego ekwiwalentu będzie podlegała opodatkowaniu, ustawodawca przewidział bowiem zwolnienia od podatku dochodowego w odniesieniu do niektórych ekwiwalentów. Każdy rodzaj ekwiwalentu należy zatem rozpatrywać indywidualnie.

 

Wyróżnia się następujące rodzaje ekwiwalentów:

  • Ekwiwalent za urlop

Zgodnie z art. 171 K.p., pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Warto zauważyć, że prawo do ekwiwalentu nie jest uzależnione od sposobu rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca nie może więc odmówić wspomnianego ekwiwalentu pracownikowi, z którym umowę rozwiązano w trybie art. 52 K.p., czyli z dyscyplinarnie.

Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeżeli:

  • strony ustaliły, że pracownik wykorzysta urlop w czasie trwania kolejnej umowy   o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu wygaśnięciu poprzedniej umowy (art. 171 § 3 K.p.),
  • na podstawie odrębnych przepisów objął pracownika obowiązkowym ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, jeśli świadczenie to okaże się niższe od ekwiwalentu, pracodawca będzie jednak musiał wypłacić różnicę między tymi kwotami (art. 1721 K.p.).

Istotną kwestią jest sposób obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Określa go rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.), zwane rozporządzeniem urlopowym.

Z podstawy ekwiwalentu za urlop wyłącza się te same składniki wynagrodzeń co przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Jeżeli przez cały okres przyjęty do obliczeń (3 lub 12 miesięcy) lub okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, przy ustalaniu ekwiwalentu bierze się pod uwagę najbliższe miesiące, za które takie wynagrodzenie przysługiwało (§ 11 ust. 1 w związku z § 16 ust. 3 oraz § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Natomiast jeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego przyjmuje się składniki zmienne albo składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, faktycznie wypłacone wynagrodzenie w danym okresie (3 lub 12 miesięcy) dzielimy przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało i mnożymy przez liczbę dni, które pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 oraz § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Sam ekwiwalent za urlop wypoczynkowy obliczamy dzieląc sumę wynagrodzeń wchodzących do podstawy przez współczynnik urlopowy, który ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy i dzieląc otrzymany wynik przez 12; w roku bieżącym współczynnik urlopowy w przypadku pracownika zatrudnionego na pełnym etacie wynosi 20,83. Następnie dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, po czym mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Tego rodzaju ekwiwalent stanowi przychód ze stosunku pracy niezależnie od tego, czy zostanie on wypłacony w trakcie zatrudnienia, czy już po jego ustaniu. Źródłem uzyskania tego świadczenia jest bowiem stosunek pracy, który łączy (lub łączył w przeszłości) pracownika z pracodawcą. Przychód ten powstanie z chwilą, gdy zostanie on pracownikowi wypłacony lub postawiony do jego dyspozycji.

W przepisach ustawy o PDOF brak jest regulacji, na podstawie których ww. ekwiwalent mógłby zostać zwolniony od podatku. Zatem uzyskany przez pracownika z tego tytułu przychód będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Bez względu na to, czy pracownik otrzymał ww. ekwiwalent przed, czy po ustaniu stosunku pracy, pracodawca będzie zobowiązany pobrać od tego ekwiwalentu zaliczkę na podatek dochodowy i przekazać ją na rachunek właściwego urzędu skarbowego, zgodnie z zasadami zawartymi w art. 32 ustawy o PDOF.

Nieco inaczej ustala się zaliczkę na podatek od ww. świadczenia, gdy zostanie ono wypłacone pracownikowi przed ustaniem stosunku pracy, a inaczej, gdy nastąpi to w terminie późniejszym.

W przypadku, gdy ekwiwalent za urlop jest wypłacany przed ustaniem stosunku pracy, wówczas przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy należy zasadniczo uwzględnić kwotę zmniejszającą podatek, która w 2014 r. wynosi 46,33 zł miesięcznie (kwotę tę uwzględnia się oczywiście pod warunkiem, że pracownik złożył pracodawcy PIT-2). Należy także zastosować miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł lub 139,06 zł (jeżeli pracownik złożył stosowne oświadczenie - por. art. 32 ust. 5 ustawy o PDOF), przy czym koszty te stosuje się, mimo że pracownik faktycznie nie świadczył pracy w danym miesiącu.

Należy mieć na uwadze, że jeżeli pracownik w miesiącu uzyskania ww. ekwiwalentu otrzymał wcześniej od pracodawcy inne należności ze stosunku pracy, w stosunku do których zastosowano ww. koszty oraz kwotę wolną, to nie można ich zastosować po raz drugi.

Natomiast w sytuacji, gdy wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nastąpi już po zakończeniu zatrudnienia, to ustalając kwotę zaliczki na podatek dochodowy od tego świadczenia nie stosuje się kwoty wolnej od podatku. Stosuje się natomiast koszty uzyskania przychodów.

 

  • Ekwiwalent za odzież i obuwie robocze

Kolejnym rodzajem powszechnie obowiązującego ekwiwalentu jest ekwiwalent wypłacany pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego (art. 2377 § 4 K.p.).

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszczalne jest używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, o ile spełniają wymagania bhp. Właśnie w takiej sytuacji pracownikom przysługuje stosowny ekwiwalent, którego wysokość powinna odpowiadać aktualnej cenie danej rzeczy. Kwoty przysługującego ekwiwalentu oraz okresy używalności określone są najczęściej w przepisach zakładowych albo rozporządzeniach właściwych ministrów.

Możliwość używania prywatnej odzieży i obuwia roboczego, a tym samym wypłaty ekwiwalentu, nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia.

 

  • Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Ekwiwalent pieniężny może też być wypłacany pracownikom, którym pracodawca powierzył pranie przysługującej im odzieży roboczej, w tym prywatnej. Jego wysokość powinna odpowiadać kosztom poniesionym przez pracownika (art. 2379 § 3 K.p.). Możliwość ta nie dotyczy jednak odzieży skażonej.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zwolnienie to odnosi się zarówno do ekwiwalentów wypłacanych pracownikom "stałym", jak i tymczasowym (zob. art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

Jeśli zatem ekwiwalent za używanie przez pracownika własnej odzieży roboczej oraz ekwiwalent za pranie odzieży roboczej zostaną pracownikowi wypłacone zgodnie z przepisami bhp, wówczas ich wartość będzie korzystała ze zwolnienia z podatku dochodowego.

 

  • Ekwiwalent za ubiór służbowy

Niektórym grupom zawodowym przysługuje także ekwiwalent za ubiór służbowy (mundur). Prawo do niego mają przede wszystkim służby mundurowe, przy czym coraz więcej firm nakazuje swoim pracownikom chodzenie w jednolitych ubiorach służbowych i wypłaca tego rodzaju ekwiwalent.

Przepisy dotyczące możliwości wypłaty ekwiwalentu w zamian za taki ubiór (mundur) zawarte są w pragmatykach zawodowych oraz w aktach zakładowych. Tam też powinny być określone wysokości ekwiwalentu, który najczęściej odpowiada cenie danego elementu ubioru z uwzględnieniem okresu jego używalności.

Jeżeli używanie ubioru służbowego należy do obowiązków pracownika, to wartość ubioru służbowego (umundurowania) lub ekwiwalentu za niego, będzie wolna od podatku dochodowego. 

 

  • Ekwiwalent za sprzęt własny pracownika

Pracownicy mogą również otrzymywać ekwiwalent z tytułu używania w pracy swoich prywatnych narzędzi, sprzętu czy też materiałów. Zasady przyznawania takich ekwiwalentów oraz ich wysokość określana jest z reguły w przepisach zakładowych albo odrębnych umowach cywilnoprawnych.

Ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność, są wolne od podatku dochodowego, dotyczy to zarówno pracowników stałych, jak i tymczasowych (art. 21 ust. 1 pkt 13 i ust. 1a ustawy o PDOF), pod warunkiem, że ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu, narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika i są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.